Una interessante ricerca pubblicata di recente dal New York Times, stila una serie di regole che possono essere adottate da tutti, per limitare le distrazioni e rendere la giornata di lavoro in ufficio più produttiva. Ci soffermiamo per brevità su alcune indicazioni per tenere come si deve la scrivania e sull’uso del computer. Riportiamo testualmente:

La scrivania. Anche lo spazio di lavoro – la scrivania in primis – può avere un grosso effetto sulla produttività e sull’organizzazione del lavoro. Le pile di fogli possono essere un buon indicatore: per esempio, se sono davvero troppe, possono segnalare la necessità di delegare. E’ poi utile chiedersi: sono nella stessa posizione di tre settimane fa? Se la risposta è no, si sta lavorando bene, magari solo con un po’ di disordine. Se la risposta è sì, meglio correre ai ripari. Un’idea potrebbe essere di tenere sulla scrivania solo ciò che serve a concludere l’affare o il compito su cui si sta lavorando. Volendo, si potrebbero creare due spazi: uno in cui riporre i nuovi impegni, uno in cui mettere i documenti da archiviare o delegare ad altri. L’ideale sarebbe dedicare ogni sera 10 minuti per rassettare gli spazi: la mattina dopo tutto sarà in ordine e non si dovrà cominciare la giornata con il caos del giorno prima. Questo atteggiamento stimola la produttività”

“Il computer. Se da un lato il computer può decisamente facilitare la vita, dall’altro la può rallentare, anche di molto. Per questo, secondo la ricerca, il primo passo per ottimizzare i tempi è conoscere bene la macchina su cui si lavora, chiedendo anche aiuto in caso di dubbi, senza timore di sembrare incompetenti. Uno dei tasti più dolenti, poi, riguarda le mail. Ecco allora alcuni consigli su come gestirle al meglio: dedicare qualche minuto ogni giorno (o ogni ora, dipende dal lavoro) al loro controllo, dividerle in due gruppi, uno per quelle che necessitano di una risposta immediata, l’altro per quelle che possono aspettare. Infine, in caso di mail a cui non si vorrebbe rispondere (magari per esprimere un rifiuto o dire un no), meglio telefonare o vedersi dal vivo. L’empatia infatti è difficile da trasmettere in via telematica”.

Aggiungiamo noi: forse un giorno il computer riuscirà a scalzare completamente dalle scrivanie tutti i documenti cartacei o quasi (siamo sulla buona strada) e questo sarà un bene; vorremmo non essere costretti a rimpiangere le pile di carte sulle scrivanie per l’impossibilità di accedere ai documenti elettronici, a causa di inconvenienti tecnici più o meno gravi, fino a considerarli persi irrimediabilmente. Tifiamo per la sicurezza informatica.